Una guida per avviare e gestire un’agenzia WordPress di successo

Come freelance WordPress, potreste trovarvi a un bivio: pur amando il vostro lavoro, sentite che non state massimizzando il vostro impatto o la vostra redditività.

Se questa situazione vi suona familiare, potrebbe essere arrivato il momento di trasformare la vostra attività di freelance in un’agenzia WordPress a servizio completo.

Pronti a portare la vostra attività al livello successivo? In questa guida vi mostreremo come lanciare la vostra agenzia WordPress e come scalarla per ottenere un successo maggiore e una sostenibilità a lungo termine.

Cos’è un’agenzia WordPress?

C’è una grande differenza tra l’attività di un freelance e quella di un’agenzia WordPress. C’è persino una differenza tra una piccola azienda WordPress e un’agenzia a servizio completo.

Ecco alcune differenze tra i tre tipi di attività:

Ecco cosa dovreste dedurre da tutto ciò: le agenzie WordPress hanno il potenziale per generare molte più entrate di quanto un freelance o un piccolo team potrebbero mai fare. Tuttavia, non è sempre scontato.

Se volete trarre profitto da un’agenzia WordPress, dovrete impegnarvi a fondo per costruirla, quindi non basta il semplice fatto di assumere un team per aumentare la produzione. C’è molto di più.

Come si avvia un’agenzia WordPress?

L’avvio di un’agenzia WordPress implica molto di più della semplice etichettatura della vostra attività come tale. Decidere di diventare un’agenzia non garantirà il successo o i clienti, quindi per costruire un’agenzia WordPress fiorente dovrete andare oltre le basi per stabilire una solida base.

Se siete pronti per la sfida (e la ricompensa) di avviare la vostra agenzia, iniziate da qui:

1. Definire la mission

Secondo un sondaggio di Freelancermap, queste sono alcune delle principali sfide che i freelance devono affrontare:

• Trovare clienti
• Entrate fluttuanti
• Gestione del tempo

Quando la vostra attenzione è rivolta a dove trovare il prossimo cliente o a come bilanciare la gestione di un’attività con la costruzione di siti web, è difficile concentrarsi su una mission che è tutt’altro:

Fare un ottimo lavoro di progettazione di siti web in modo che i grandi clienti vogliano lavorare con noi e paghino puntualmente.

Tutto questo cambia quando la vostra attività con WordPress è più consolidata e avete creato una certa stabilità nel vostro lavoro. È a quel punto che dovete avere una mission solida attorno alla quale ruota ogni decisione, che distoglie l’attenzione dalle vostre difficoltà e la pone sulle persone che intendete aiutare.

Per definire la vostra mission, ponetevi le seguenti domande: “Chi serviremo?” In altre parole, quale dovrebbe essere la vostra nicchia?

Anche se Codeable non è un’agenzia di WordPress, l’evoluzione della mission dell’azienda è una di quelle a cui potete sicuramente fare riferimento.

L’esperienza dei fondatori nella gestione di un’agenzia di sviluppo li ha portati a creare una soluzione per un problema che hanno vissuto in prima persona:

Per era frustrato dal lato dei clienti, Tomaz dal lato dei freelance: le tonnellate di freelance, le gare d’appalto, la corsa al ribasso, la concorrenza feroce, la scarsa qualità del lavoro, le scadenze non rispettate e tutti i clienti e i freelance insoddisfatti che ne conseguono.

Allora, chi è che volete “servire”?

Poi, chiedetevi: “Perché vogliamo fornire questi servizi WordPress?”

C’è un vuoto nel mercato per questo tipo di servizi? Oppure il pubblico di riferimento è stato per lo più trascurato?

Pensate a che tipo di differenza farete entrando nel mercato. Poi, create una breve descrizione che riassuma il perché, la motivazione dietro a ciò che farete.

Ecco come lo fa Codeable:

Lo scopo era quello di creare un ambiente sano che permettesse un lavoro distribuito sia per i clienti che per i freelance.

La mission è incentrata al 100% sul miglioramento delle vite e delle aziende dei clienti target di Codeable. Anche voi dovreste fare lo stesso.

Infine, dovete chiedervi: “Dove vogliamo che l’agenzia arrivi tra 12 mesi? E tra 24 mesi? O tra 5 anni?”

Esiste già una tabella di marcia abbastanza chiara per guidare l’agenzia nella giusta direzione senza dover prevedere il futuro?

Prendiamo ad esempio Codeable. Sebbene i suoi servizi siano cresciuti nel tempo, è rimasta ferma nella sua mission:

Codeable ha iniziato con piccole attività di personalizzazione, ma oggi aiuta aziende di ogni forma e dimensione. Anche se la portata dei nostri servizi è cambiata, la nostra mission di fornire strumenti ai talenti distribuiti, creare pari opportunità e consentire ai clienti e ai freelance di prosperare in un ambiente basato sulla fiducia rimane la stessa. Siamo ancora concentrati sulla crescita non per il gusto di crescere, ma per fare la differenza nella vita delle persone.

La parte di questo esercizio relativa alla definizione degli obiettivi e alla tabella di marcia non è qualcosa che dovete condividere pubblicamente in questo momento. Tuttavia, è qualcosa di cui il vostro team interno dovrebbe essere a conoscenza, in modo che i suoi obiettivi e la sua tabella di marcia per la crescita possano allinearsi con quelli della vostra agenzia.

Una volta definita la mission, create una dichiarazione ufficiale della mission, salvatela in un luogo accessibile al vostro team e consultatela ogni volta che dovete prendere una decisione importante per la vostra azienda.

2. Scegliere i servizi

Ora che sapete chi volete servire e perché, è il momento di definire esattamente cosa farete per loro e come. Sì, avete un’agenzia WordPress… ma di che tipo esattamente?

La vostra nicchia vi aiuterà in qualche modo.

Prendiamo ad esempio Itineris. Questa agenzia WordPress serve i seguenti servizi:

Definendo esattamente chi volete aiutare, potrete scegliere meglio i servizi da fornire. Nel caso di Itineris, questo significa:

• Sviluppo web di alto livello
• Branding digitale
• Media a pagamento
• SEO

Poi c’è l’esempio di WP-Tonic, specializzata nello sviluppo di WordPress per siti web di LMS e membership.

Le aziende che si occupano di eLearning sono una categoria speciale, con le caratteristiche necessarie per supportare l’integrazione di membership e corsi online. Di conseguenza, WP-Tonic dispone di servizi costruiti per questo specifico gruppo di clienti:

• Sviluppo del sito web
• Design personalizzato (per il checkout WooCommerce, landing page per lead gen, email marketing, funnel di vendita, ecc.)
• Sviluppo di plugin LMS personalizzati
• Design grafico
• Ottimizzazione per i motori di ricerca
• Hosting gestito
• Supporto per la sicurezza e il backup

In conclusione? Non cadete nella trappola di pensare che un’agenzia WordPress debba offrire gli stessi servizi di tutte le aziende simili che ci sono in giro.

Invece, pensate a ciò di cui i vostri clienti hanno realmente bisogno. Poi, pensate a come questo si adatta ai vostri punti di forza.

E non preoccupatevi se la vostra visione dell’agenzia non è necessariamente sostenibile con il vostro team attuale. Mettete da parte i servizi o i prodotti aggiuntivi e, lentamente ma inesorabilmente, lavorate per raggiungere i vostri obiettivi.

Per il momento, concentratevi sul fornire valore con i servizi che offrite.

Scegliete i servizi essenziali: quelli che siete in grado di offrire e quelli di cui i vostri clienti hanno bisogno. Scriveteli con una breve descrizione di ciascuno e passate alla fase successiva.

Se la vostra agenzia offre servizi di sviluppo web o qualsiasi altro servizio che preveda la gestione dei siti web dei clienti, la scelta di un provider di hosting affidabile è fondamentale. Le prestazioni e la stabilità dei siti web dei vostri clienti hanno un impatto diretto sul loro successo e, di conseguenza, sulla reputazione della vostra agenzia.

In un recente caso di studio, f.technology ha condiviso i rigidi requisiti di hosting a cui si è attenuta durante la ricerca del fornitore di hosting ideale per la sua agenzia:

• Ogni servizio di hosting deve essere isolato e non condiviso con altri clienti.
• I servizi di hosting devono essere trasferibili senza modifiche dell’IP.
• Le caratteristiche essenziali includono un’opzione di ripristino del backup con un solo clic e un pannello di controllo per l’accesso ai sub-utenti.
• Il provider di hosting deve facilitare le interazioni con sistemi di gestione centralizzati e automatizzati tramite API.
• Un help desk attivo 24 ore su 24 deve essere accessibile al cliente finale.

È importante che le agenzie abbiano un elenco simile di requisiti quando cercano un provider di hosting. Stabilire criteri chiari aiuta a fornire ai vostri clienti una soluzione di hosting ideale, sicura, veloce e affidabile, migliorando la reputazione e l’affidabilità della vostra agenzia.

Perché un hosting affidabile è importante:

• Ridurre al minimo i tempi di inattività: un hosting inaffidabile può portare a frequenti tempi di inattività che frustrano i clienti e danneggiano la loro attività. Per un’agenzia, offrire un alto livello di uptime è fondamentale per mantenere la fiducia dei clienti.
• Aumentare le prestazioni del sito web: un sito web lento può allontanare gli utenti e le prestazioni sono persino un fattore di ranking nei risultati di ricerca di Google. Scegliendo un provider di hosting che dia la priorità alla velocità e all’affidabilità, supporterete il successo dei vostri clienti.
• Sicurezza e tranquillità: I siti web dei clienti contengono spesso informazioni sensibili e i provider di hosting inaffidabili possono renderli vulnerabili ad attacchi, violazioni di dati o malware. Un host affidabile offre funzioni di sicurezza di livello aziendale come il supporto SSL, la protezione DDoS e i backup giornalieri.

L’utilizzo dell’hosting WordPress gestito di Kinsta garantisce che i siti web dei vostri clienti siano ospitati su una piattaforma sicura e ad alte prestazioni, con funzioni progettate per mantenere i siti online e veloci 24 ore al giorno, 7 giorni su 7. In questo modo la vostra agenzia può concentrarsi su un lavoro di sviluppo eccezionale, mentre Kinsta si occupa dell’infrastruttura e dell’hosting.

3. Stabilire i prezzi

Se gestite un’attività di piccole dimensioni, potreste essere riluttanti a pubblicare i vostri prezzi online. Volete che i clienti si concentrino sul vostro valore e non su quanto gli costerà costruire un sito web WordPress.

Tuttavia, i prezzi premium e il valore sono intrinseci all’identità di un’agenzia WordPress. Quindi, non c’è motivo di tenere queste informazioni nascoste al pubblico.

Inoltre, pubblicando i costi di sviluppo e le tariffe mensili sul vostro sito, potrete eliminare rapidamente i potenziali clienti che non hanno il budget necessario per quello che fate.

Ecco come fa DevriX:

I prezzi dei servizi dell’agenzia appaiono più volte sul sito web. Tuttavia, supponiamo che qualcuno arrivi al modulo “Richiedi un sito web” e in qualche modo sorvoli su qualsiasi riferimento ai costi. Non c’è problema, perché c’è un altro promemoria:

Come potete immaginare, questo renderà le vostre conversazioni con i potenziali clienti molto più significative. Non dovrete più girare intorno alla questione del prezzo, poiché è già stato stabilito. Invece, potete semplicemente concentrarvi su ciò di cui hanno bisogno e su come li aiuterete.

Per quanto riguarda la determinazione del prezzo da applicare ai vostri clienti, è necessario un po’ di lavoro.

Controllare la media del mercato

Per iniziare, recuperate l’elenco dei servizi della fase precedente.

Successivamente, controllate i vostri principali concorrenti sul mercato: quelli che operano in una nicchia simile e con un’offerta simile. Questo vi fornirà un buon punto di riferimento per capire qual è la tariffa corrente e cosa può permettersi la vostra clientela target.

Poi, dovrete fare alcuni calcoli interni.

Elencare le spese generali

Elencate tutti i vostri costi e l’importo che dovete pagare ogni mese. Questo include cose come:

• Software aziendale
• Licenze e assicurazioni aziendali
• Pagamenti fiscali
• Spazio in ufficio e utenze
• Attrezzature e mobili
• Web hosting, dominio e spese correlate
• Stipendi, benefit, PTO
• Viaggi aziendali, eventi, ecc.

Ovviamente, non dovete limitarvi a coprire i costi. Ma prima dovrete verificare questi numeri per essere sicuri di essere sulla strada giusta.

Stabilire un margine di guadagno

Di che tipo di margine avete bisogno perché sia redditizio?

In altre parole: se i vostri costi generali si aggirano intorno ai 20.000 dollari al mese, di quanto denaro avreste bisogno per ottenere un profitto sano? Un margine del 30% (6.000 dollari) sarebbe sufficiente?

Ricordate: se volete fornire offerte di alto livello ai clienti e prendervi cura del vostro team, avrete bisogno di denaro da reinvestire nell’azienda.

Trovate il margine di guadagno ideale e fissatelo come obiettivo di vendita mensile.

Stabilire i prezzi

Dividete il vostro obiettivo di guadagno per il numero di progetti che potete ragionevolmente accettare in un mese.

Ora confrontate il vostro costo per progetto con la tariffa media di mercato. La cifra è troppo bassa? È troppo alta? Se c’è una discrepanza, il valore della vostra offerta la giustifica? Come dice Tom Zsomborgi, co-fondatore e CFO di Kinsta:

Se il prezzo più basso è il vostro miglior elemento di differenziazione, dovreste ripensare la vostra attività. La corsa al ribasso non è una buona tattica e raramente funziona.

Finché il guadagno è sufficiente per essere redditizio e il cliente ottiene qualcosa di grande valore, potete impegnarvi a rispettare questo prezzo.

Una volta finito, create il vostro tariffario e pubblicate i prezzi sul vostro sito web.

Non dimenticate di rivedere i costi e i prezzi ogni anno. Man mano che i vostri servizi si rafforzano e la vostra offerta diventa più complessa, queste cifre dovrebbero cambiare.

4. Scegliere un nome

So che sembra la prima cosa da fare, ma credo sia fondamentale capire cosa offrirà l’azienda e quale sarà il suo livello di fornitura prima di scegliere il suo nome.

Una volta definita l’identità del vostro brand, potrete procedere con la scelta del nome. Tenete a mente i seguenti suggerimenti:

• A meno che non vogliate essere il volto dell’azienda e partecipare a tutti i progetti, eliminate il vostro nome.
• Deve essere corto.
• Deve essere facile da pronunciare.
• Accennate alla proposta di valore unico e ai vostri punti di forza.
• Giocate con parole inventate invece che con quelle che potrebbero già avere una forte associazione nella mente dei vostri clienti.
• Assicuratevi che nessun’altra azienda lo abbia già o ne abbia una variante.
• Controllate se il nome di dominio è disponibile.

Una volta individuate alcune opzioni, valutatele con altri: i vostri dipendenti, i clienti precedenti e persino i vostri follower sui social media.

Cercate di capire cosa ne pensano. È più probabile che si accorgano se qualcosa non va, dato che osservano “dall’esterno”.

Una volta stabilito il nome, mettetevi al lavoro per creare il logo e gli altri elementi del brand.

5. Creare un nuovo sito web

Il sito web di un’agenzia deve essere in grado di fare la differenza. In altre parole, prima che i potenziali clienti guardino il vostro portfolio di lavori, dovrebbero vedere il vostro sito web come prova di ciò che siete in grado di fare.

Il vostro sito web deve anche fare di più che informare: deve fare il più possibile per voi, in modo che diventi quasi un membro del vostro team.

Ecco alcuni modi per far sì che questo accada:

Scegliere un provider di hosting affidabile

Sai bene quanto possa essere dispendioso gestire l’hosting web, soprattutto quando il traffico aumenta.

Ecco perché dovreste esternalizzare il vostro web hosting. L’ultima cosa che volete è un sito web lento che vi distragga dal lavoro pagato dai clienti che dovete portare a termine.

Se non l’avete ancora fatto, questo è il momento giusto per mettere il vostro sito web su una piattaforma di hosting gestito dedicata alle agenzie, come Kinsta.

Potrete godere dei vantaggi di un sito veloce, sicuro e dotato di backup, senza il fastidio di doverlo gestire da solo. Tuttavia, quando volete vedere cosa succede dietro le quinte e prendere il controllo delle prestazioni del vostro server, MyKinsta vi permette di farlo in modo incredibilmente semplice:

Lavorare con un host WordPress gestito non solo garantisce la massima tranquillità, ma assicura anche che il vostro sito web sia sempre in ottime condizioni per i potenziali clienti che lo visitano.

Inoltre, grazie ai diversi ruoli utente di MyKinsta, avrete il controllo completo sull’accesso degli utenti ai siti web che sviluppate. E con lo strumento di trasferimento dei siti di Kinsta, consegnare i progetti finiti ai clienti è un gioco da ragazzi.

Potete trasferire i siti anche ad account non Kinsta. Tutto ciò che serve è il loro indirizzo e-mail. Questo permette di concentrarvi su altre attività importanti, come la gestione e la crescita della vostra agenzia.

Avete anche accesso all’API di Kinsta, che permette di interagire senza problemi con i servizi di Kinsta, come la creazione di un sito WordPress, l’ottenimento di un elenco di siti e l’automazione di alcune attività per ottimizzare il vostro flusso di lavoro.

Mettere in mostra i lavori più impressionante

Il vostro sito web avrà tutte le caratteristiche di un sito WordPress di piccole dimensioni. Tuttavia, il vostro portfolio deve lasciare a bocca aperta i vostri potenziali clienti.

Prendete in considerazione l’utilizzo di un plugin per portfolio WordPress che faccia risaltare i vostri esempi più recenti e rilevanti.

E non abbiate paura di creare un portfolio che si discosti da quello che ci si aspetta. Date un’occhiata al portfolio di Neuralab (potete leggere il loro caso di studio qui):

Neuralab aggiunge dettagli personalizzati al suo portfolio. A prima vista, sembra un portfolio standard basato su una griglia. Tuttavia, la funzionalità rivela ulteriori dettagli, come il tipo di progetto e le statistiche di visualizzazioni e like da Behance.

Presentare il team

Quando si gestisce un’azienda di piccole dimensioni, è facile per i clienti vedere i volti dei membri del team e conoscere ognuno di loro a livello personale.

Man mano che si costruisce un’agenzia, con la crescita del team diventerà difficile creare quei legami personali con così tanti collaboratori. Presentare il vostro team attraverso il vostro sito web è un modo per ridurre il potenziale distacco che i vostri clienti potrebbero provare.

Triggerfish lo fa bene:

Ogni membro del team ha una foto dall’aspetto naturale, i suoi contatti e la sua posizione.

Mostrare il vostro team in questo modo ha una duplice funzione. Potete far conoscere ai clienti le persone che lavorano dietro le quinte. Ma è anche una sorta di vanto: “Guarda quante persone lavorano per te!”

Aggiungere una serie di canali di contatto

Dato che non ci siete più solo voi all’altro capo del telefono o dell’e-mail, potete offrire ai clienti tutti i modi che volete per contattarvi:

• Un numero di telefono aziendale
• Un indirizzo e-mail (o diversi per i vari dipartimenti)
• Un modulo di contatto
• Una chat live o un chatbot
• Un portale di assistenza
• I social media (se volete fornire risposte e assistenza anche lì)

Solo perché potete offrire tutti questi punti di contatto, però, non significa che dovete includerli tutti nel vostro sito. Date un’occhiata a Red Factory (potete leggere il loro caso di studio qui):

Questa agenzia non ha altro che un modulo di contatto e Google Maps con un indirizzo.

C’è sempre la possibilità che voi e il vostro team vi affatichiate troppo, quindi scegliete solo i canali di contatto che hanno più senso.

Automatizzare il processo di conversione

Anche se avrete più persone che si occuperanno delle vendite, lasciate che sia il vostro sito web a svolgere alcune delle attività più banali.

Ad esempio, se offrite un servizio di sviluppo personalizzato ma volete che i potenziali clienti si rivolgano prima al telefono per una telefonata conoscitiva, utilizzate un plugin di prenotazione per WordPress e lasciate che siano loro stessi a prenotare gli appuntamenti.

Quando inizierete a vendere servizi ricorrenti, i vostri clienti potrebbero sentirsi abbastanza sicuri da abbonarsi senza dover prima parlare con qualcuno.

In questi casi, potete eliminare l’intermediario (cioè la telefonata di vendita) dotando il vostro sito web di pulsanti “Acquista ora” e di un sistema di pagamento proprio come fa SkyrocketWP (potete leggere il loro caso di studio qui).

6. Risolvere le questioni legali

Dopo aver messo a punto il branding e prima di partire con l’onboarding dei clienti, dovete risolvere gli aspetti legali.

Mi rendo conto che questa è la parte meno divertente della creazione di un’agenzia WordPress, ma è la più importante. Non sapete mai quando potrebbe sorgere un problema legale o da dove potrebbe arrivare, quindi è meglio mettere in ordine tutti i tasselli ora, in modo da essere preparati.

Ecco alcune cose da fare il prima possibile:

• Registrare l’azienda.
• Registrare il logo.
• Acquistare il nome di dominio.
• Depositare la licenza commerciale nella vostra città.
• Ottenere le assicurazioni aziendali necessarie (ad es. responsabilità civile, proprietà, risarcimento dei lavoratori).
• Aggiungere al vostro sito web una dichiarazione sulla privacy, i termini e le condizioni e una nota sui cookie.

Sarebbe una buona idea anche iniziare a pensare a chi vi aiuterà nella gestione delle tasse, delle risorse umane e dell’assistenza legale.

La vostra attività potrebbe non averne bisogno oggi, ma le cose si muoveranno rapidamente una volta che avrete avviato l’attività e non vorrete perdere di vista questi sistemi di supporto fondamentali per proteggere voi e la vostra attività.

7. Rafforzare il team

Per gestire un’agenzia WordPress di successo, la prima cosa che dovete fare è smettere di provare a fare tutto da soli, o meglio, provare a fare le cose di cui non siete esperti. Quindi, per prima cosa:

Ridurre al minimo il proprio ruolo

Scrivete ogni compito che svolgete. Cosa comporta. Perché lo fate? Come si inserisce nel quadro generale?

Mettete tutti i compiti che vi piace fare e quelli che sapete fare meglio di chiunque altro in una colonna “tenete”.

Mettete tutti i compiti che non vi piace fare o che vi portano via troppo tempo nella colonna “Delega”.

Poi, stabilite a chi affidare i compiti da delegare. Ad esempio:

• Le e-mail di benvenuto ai clienti vanno al Project Manager.
• La generazione delle fatture e il follow-up vanno all’assistente d’ufficio.
• I post sui social media vanno all’addetto al marketing.

Quando trovate un compito che non ha una corrispondenza perfetta, allora saprete che c’è un nuovo ruolo da ricoprire. Potrebbe non accadere subito, ma quando queste responsabilità iniziano ad accumularsi e a pesare su di voi e sul vostro team, saprete che è arrivato il momento.

Rafforzare il team di base

Guardando l’elenco dei servizi o dei prodotti che fornite, sarà chiaro quali sono i ruoli principali. Di solito si tratta di web designer, web developer, copywriter e project manager.

Assicuratevi di avere dei dipendenti e dei collaboratori che possano ricoprire questi ruoli essenziali, se non li avete già.

Inoltre, assicuratevi di avere il budget necessario per pagare i membri del vostro team con un salario competitivo. Se avete difficoltà a farlo, allora c’è qualcosa che non va. O i vostri servizi non hanno un prezzo abbastanza alto, oppure state cercando di far crescere il vostro team troppo velocemente. Fate un passo indietro e cerca di capire dove sta il problema prima di andare avanti.

Personale per servizi aggiuntivi

Quando la vostra agenzia sarà diventata efficiente e avrà la capacità e il budget per fare di più, inizia ad aggiungere ruoli per nuovi servizi e opportunità come:

• SEO
• Animatore
• Scrittore UX
• Manager del successo dei clienti
• Responsabili di team come CTO, CMO, ecc.

Osservando le pagine dei team delle principali agenzie WordPress, come questa di WebDevStudios, vedrete che le assunzioni dei direttori di dipartimento diventano particolarmente importanti:

Non iniziate ad aggiungere ruoli per il gusto di aggiungerli. Se c’è una richiesta e i numeri dimostrano che sarà un bene per i vostri profitti, solo allora dovrete fare altre assunzioni.

8. Creare la propria cassetta degli attrezzi

Può sembrare un controsenso, ma se volete guadagnare di più dovrete investire in una “cassetta degli attrezzi” migliore.

Ecco cosa fare:

Valutare la cassetta degli attrezzi attuale

Se attualmente utilizzate strumenti o software aziendali, scrivete una lista di tutti quelli che usate e a che scopo.

Successivamente, esaminate le capacità di questi strumenti e rispondete onestamente alla seguente domanda: “Questo strumento è in grado di scalare insieme all’azienda?”

In caso contrario, segnatelo come “da cancellare”.

Avete bisogno di strumenti che permettano a voi e al vostro team di muovervi in modo più veloce ed efficiente che mai. Solo così potrete offrire servizi su scala e moltiplicare le entrate.

Colmare le lacune

Esaminate la tua lista e vedi se c’è qualcosa che manca. Forse si tratta di uno strumento che avete tardato a comprare o di qualcosa per cui non pensavate di essere pronti.

Per esempio:

• Iscrizione a un sito di foto stock
• Strumento per il passaggio di consegne tra designer e sviluppatori
• Plugin WordPress premium o temi premium
• Software di verifica SEO
• Software di tracciamento del tempo
• Strumento per il funnel di vendita

Non guardate solo a ciò che vi serve. Considerate le esigenze del vostro team. Cosa permetterà loro di lavorare al meglio e, di conseguenza, di offrire un’offerta migliore ai vostri clienti?

Una volta che avete un elenco di tutti gli strumenti che dovete aggiungere, aggiornare o eliminare, mettetevi al lavoro. Non è una cosa di cui vorrete preoccuparvi o occuparvi quando la vostra agenzia sarà già operativa.

9. Sviluppare e documentare i processi

La vostra agenzia dovrà essere molto strutturata. Questo è utile per molte ragioni.

Per cominciare, un processo ben sviluppato e documentato rende più facile produrre risultati coerenti per i clienti. In secondo luogo, facilita l’inserimento dei nuovi dipendenti.

Anche in questo caso, si tratta di aumentare la velocità, l’agilità e l’accuratezza dell’azienda. E i sistemi consolidati fanno al caso nostro.

Date un’occhiata al sito web dell’agenzia Iron to Iron:

Non c’è alcun segreto sul processo che il team utilizza per realizzare i siti web dei clienti, e questo è solo ciò che la gente vede dall’esterno.

All’interno dell’agenzia è probabile che ci sia una documentazione che descrive in dettaglio ogni singola fase del processo. Inoltre, i processi sono probabilmente integrati da una serie di automatismi software, checklist e template.

Questo è esattamente ciò che dovete fare voi.

Processi organizzativi

Proprio come avete fatto con la cassetta degli attrezzi, create un elenco dei processi che utilizzate attualmente nella vostra azienda.

Ce ne sono alcuni che sono obsoleti o inefficienti? Aggiornateli prima di fare qualsiasi altra cosa.

Poi, fate un passo indietro e pensate a quali altri processi dovreste avere.

Se state aggiungendo nuovi servizi (o anche abbonamenti o prodotti ricorrenti), aggiungete i relativi processi alla vostra lista principale.

E per quanto riguarda il monitoraggio e il follow-up dei contatti? Emettere fatture ai clienti? Spostare i progetti da un membro del team a un altro?

Ci sono così tante cose a cui pensare ora. Ecco perché è così importante staccarsi dal lavoro pratico di sviluppo web per poter supervisionare gli aspetti più importanti che aiutano la vostra agenzia a funzionare come una macchina ben oliata.

Create un documento separato per ogni processo e conservatelo in un luogo sicuro e centralizzato. Potrebbe trattarsi di un Dropbox di squadra, di Google Drive o di una piattaforma di gestione dei progetti.

Processi di gestione dei clienti

Non dimenticare i processi di prospecting, onboarding e gestione dei clienti.

Con l’aumento dei clienti, sarà difficile tenere tutto sotto controllo se non si dispone di sistemi adeguati.

Avete un CRM? Che ne dite di uno strumento per la gestione dei progetti e la comunicazione con i clienti? Che ne dite di un processo di creazione di una dashboard WordPress personalizzata per facilitare l’accesso al CMS da parte dei clienti?

È anche importante avere dei template precostituiti per le proposte, i contratti e le fasi di inserimento, in modo da poter far uscire i clienti dalla pipeline di vendita e farli entrare nella coda dei progetti attivi il più rapidamente possibile.

Processi di gestione dei dipendenti

Lo stesso vale per l’assunzione, il test e l’onboarding dei dipendenti.

All’inizio della vostra attività, probabilmente chiedevate delle referenze alle persone che conoscevate o pubblicavate annunci di lavoro su bacheche online solo per avere un po’ di fortuna. Quando si tratta della vostra agenzia, però, dovete pensare a qualcosa di più di: Le competenze di questa persona corrispondono a ciò che sto cercando?

Ora dovete pensare a come trovare le persone:

• Per ricoprire ruoli specializzati nella vostra azienda.
• Che vogliono crescere con la vostra agenzia a lungo termine.
• Che siano allineati alla cultura della vostra azienda.

Non c’è spazio per i compromessi, perché un solo anello debole potrebbe far saltare tutto.

Create i vostri colloqui e i processi di assunzione per trovare le persone che si adattano allo stampo giusto. Poi, una volta che saranno nel vostro team, avrete bisogno di processi che li aiutino a prosperare all’interno della vostra agenzia.

Un altro aspetto da considerare è quello di coinvolgere i vostri dipendenti nello sviluppo e nella documentazione dei processi.

Una volta che avete dei dipendenti stabili, è bene che siano loro ad assumersi la responsabilità dei processi e della documentazione. Se riuscite a coinvolgerli maggiormente nella creazione della vostra agenzia, si impegneranno maggiormente nella vostra mission a lungo termine.

10. Predisporre una reportistica interna

Sarà difficile tenere traccia di tutto con l’aumentare delle dimensioni dell’azienda, dell’elenco dei clienti e del team. Ma dovete avere accesso a questi dati per poter prendere decisioni commerciali più intelligenti per la vostra agenzia.

Sebbene dobbiate dedicare del tempo alla revisione dei dati, potete automatizzare il lavoro di generazione dei report. Ecco alcuni luoghi in cui potete farlo:

• Google Analytics (o una delle sue alternative) per monitorare il traffico del sito web, le fonti di riferimento, la frequenza di rimbalzo, le conversioni e altre metriche chiave di performance.
• Il vostro CRM per tenere sotto controllo i lead che entrano nella vostra pipeline di vendita, i tassi di conversione, il valore di vita del cliente e le entrate previste.
• Il vostro software di gestione dei progetti o delle attività per controllare lo stato dei progetti, i colli di bottiglia, i flussi di lavoro inefficienti, ecc. Ecco una guida approfondita che mette a confronto due degli strumenti più noti: Trello vs Asana o altre alternative.
• Il vostro software di comunicazione per comunicare in modo rapido ed efficace con i vostri colleghi: Slack o Microsoft Teams sono ottime opzioni. Leggete il nostro confronto tra i due: Slack vs Teams.
• Il vostro time tracker per monitorare le prestazioni del team, controllare l’estensione del progetto e così via.
• Registri di tracciamento dei bug e dei problemi per seguire gli errori non risolti, i problemi ricorrenti, le opportunità di servizio al cliente mancate, ecc.
• Recensioni online e rapporti di feedback dei clienti per identificare i successi del team e individuare le aree di miglioramento.

Automatizzando questi report, potete dedicare più tempo all’azione, sia che si tratti di riunire il vostro team per celebrare un’importante vittoria, sia che si tratti di lavorare con un team manager per correggere un processo che non funziona, sia che si tratti di decidere di rimuovere un servizio impopolare.

Come si scala un’agenzia WordPress?

Ci sono molte cose da fare per avviare un’agenzia WordPress. Ma una volta che la vostra macchina sarà ben oliata e funzionante, potrete iniziare a farla crescere.

Basta guardare Kinsta. Passare da un’agenzia di sviluppo web nel 2013 all’hosting WordPress gestito ha richiesto molto coraggio.

Ma eccoci qui: la nostra azienda è cresciuta costantemente superando il traguardo delle sette cifre, mantenendo la qualità del prodotto che i clienti hanno imparato a conoscere e ad amare.

Questo non è avvenuto per pura fortuna. E lo stesso vale per la vostra attività con WordPress.

Quando sarete pronti, ecco alcuni modi per iniziare a scalare:

Creare flussi di entrate ricorrenti

Molte agenzie WordPress si basano sulla vendita di servizi di sviluppo web. L’unico problema è che si tratta di un servizio una tantum. Questo può rendere difficile la previsione delle entrate e può anche portare a uno spreco di energie per l’onboarding di nuovi clienti.

Con i flussi di entrate ricorrenti, invece, potete dare maggiore stabilità e possibilità di crescita al vostro flusso di cassa.

Ecco alcuni modi comuni in cui le agenzie WordPress aggiungono entrate ricorrenti alle loro attività:

• Servizi di manutenzione del sito web
• Hosting WordPress gestito
• Marketing di affiliazione
• Prodotti informativi premium come corsi, webinar, ecc.
• Sviluppo di temi o plugin per WordPress

Il bello di alcune di queste soluzioni è che non dovrete gestire i processi se non volete farlo (ad esempio se esternalizzate i servizi di manutenzione e addebiti ai vostri clienti un ricarico).

Per quanto riguarda gli altri, raccoglierete i vantaggi di costruire qualcosa che sia unico e definitivo. Anche se dovrete comunque supportare i vostri prodotti e mantenerli aggiornati, la maggior parte del lavoro avverrà in anticipo.

Diventa una macchina per la generazione di contenuti

Le agenzie non dovrebbero essere alla ricerca di clienti. A questo punto, sono i clienti che dovrebbero chiedere a gran voce di lavorare con voi.

Il modo migliore per farlo? Aumentare la vostra visibilità online e la vostra autorevolezza con contenuti sempreverdi fruibili e di alta qualità.

• Pubblicare post sul blog almeno due o tre giorni a settimana.
• Pubblicare quotidianamente sui social media: fate in modo che non si parli solo di voi (circa il 20%) ma che si condividano consigli utili e approfondimenti da parte di altri (circa l’80%).
• Fare da guest blog su siti web di alto profilo dove sono presenti il vostro pubblico e i vostri colleghi.
• Trovare spazio nei podcast delle trasmissioni più importanti (ecco come avviare un podcast con WordPress).
• Creare dei lead magnet da scaricare che spingano i visitatori del vostro sito web all’azione.
• Costruire un archivio di contenuti di lunga durata, sia scritti che video (dal vivo o preregistrati).

Se riuscite ad avere un impatto con i vostri contenuti, non dovrete più andare alla ricerca di clienti (o di partner commerciali!).

Trovare dei partner

Tra i gruppi di Facebook, i forum online, i WordCamp, le community su Slack e le conferenze di web design, non c’è motivo di isolarsi se avete costruito un’attività su WordPress.

Ci sono tantissime opportunità per entrare in contatto con altri professionisti del settore e anche per collaborare! Quindi, non abbiate paura di uscire allo scoperto.

Potreste trovare qualcuno con cui organizzare un webinar o un corso in comune. Potreste incontrare i vostri sviluppatori preferiti e decidere di collaborare con loro. Oppure potreste incontrare il titolare di un’altra agenzia che vuole condividere le referenze, dato che le vostre nicchie non si sovrappongono.

Non potete mai sapere chi incontrerete, come potrete aiutarvi a vicenda o cosa imparerete trascorrendo più tempo nella comunità di WordPress.

Sfruttare un hosting affidabile

Con la crescita della vostra agenzia, la scelta di un provider di hosting affidabile è fondamentale per garantire la stabilità e le prestazioni dei diversi siti web che gestirete. Il giusto provider di hosting offre caratteristiche chiave che non solo garantiscono i tempi di attività, ma anche sicurezza, velocità e facilità di gestione.

Ecco cosa dovreste cercare in un provider di hosting affidabile:

• Assistenza 24/7: l’assistenza 24 ore su 24 è essenziale, soprattutto per le agenzie che gestiscono più clienti. Il vostro provider di hosting deve offrire un aiuto immediato, assicurando che qualsiasi problema venga risolto rapidamente, riducendo al minimo i potenziali tempi di inattività.
• Elevate garanzie di uptime: cercate un provider che garantisca almeno il 99,9% di uptime. Questo assicura che i siti web dei vostri clienti siano sempre online, evitando perdite di fatturato e proteggendo la reputazione della vostra agenzia.
• Container isolati: i fornitori di hosting che utilizzano container isolati assicurano che le risorse di un sito web (come RAM e CPU) siano separate da quelle di altri siti sullo stesso server. In questo modo si evita il rischio che un sito influisca sulle prestazioni o sulla sicurezza di un altro.
• CDN (Content Delivery Network): un CDN migliora la velocità del sito web distribuendo i contenuti ai server più vicini all’utente finale. Questo aumenta i tempi di caricamento e contribuisce a garantire prestazioni elevate in tutte le regioni del mondo.
• Caching: un provider di hosting affidabile offre soluzioni avanzate di caching, che riducono il carico del server e migliorano le prestazioni del sito memorizzando i dati più frequentemente consultati a livello locale per un recupero più rapido.
• Data center multipli: i provider di hosting con una rete globale di data center permettono di scegliere dove ospitare il vostro sito web, migliorando la velocità e garantendo la ridondanza in caso di interruzioni regionali.
• Protezione DDoS: gli attacchi DDoS (Distributed Denial of Service) possono sovraccaricare i server, causando il blocco dei siti web. Un host affidabile fornisce una protezione DDoS, impedendo al traffico dannoso di interrompere i siti web dei vostri clienti.
• Backup automatici: I backup regolari assicurano che, in caso di guasto o perdita di dati, sia possibile ripristinare rapidamente un sito senza dover subire interruzioni. I backup giornalieri o orari sono essenziali per ridurre al minimo i rischi.
• Scansione del malware e sicurezza: un hosting affidabile prevede una scansione costante alla ricerca di malware e altre minacce. Dovrebbe inoltre fornire solide misure di sicurezza come firewall e certificati SSL per proteggere i dati.

Cosa può fare Kinsta

Kinsta racchiude in sé tutte queste caratteristiche e molto altro ancora, che lo rendono la scelta migliore per le agenzie di scaling. Con Kinsta avete accesso al supporto di esperti multilingue 24/7/365, che vi assicurano una rapida risoluzione di qualsiasi problema, indipendentemente dal fuso orario. Kinsta garantisce il 99,9% di uptime e utilizza container isolati alimentati dalla Google Cloud Platform per salvaguardare i rischi sui vari siti.

Kinsta include anche un CDN integrato, una cache a livello di server e una scelta di 37 data center globali, che permettono di ottimizzare la velocità del sito per il pubblico dei vostri clienti. Grazie alla protezione DDoS, ai backup automatici giornalieri e alle funzioni di sicurezza di livello enterprise come la scansione del malware e il supporto SSL, Kinsta garantisce che i siti dei vostri clienti siano veloci e sicuri.

Inoltre, la dashboard MyKinsta consente di gestire facilmente più siti web da un’unica interfaccia, senza dover effettuare nuovamente il login per ogni sito. Questa piattaforma di facile utilizzo è stata progettata per snellire il vostro flusso di lavoro, permettendovi di concentrarvi sulla crescita della vostra agenzia mentre Kinsta si occupa dei dettagli tecnici.

Riepilogo

Dato che WordPress continua a mantenere la sua quota di mercato maggioritaria nel settore dei website builder, questo è un momento fantastico per avviare un’agenzia WordPress.

È importante ricordare, tuttavia, che un’attività freelance su WordPress è molto diversa da un’agenzia che offre una suite completa di servizi e prodotti ricorrenti.

Non potete semplicemente premere un interruttore e improvvisamente annunciare al mondo che ora gestite un’agenzia. C’è molto lavoro da fare nel back-end prima di poter iniziare a raccogliere i frutti della gestione di un’agenzia.

Dovete:

• Definire la vostra mission in modo da potervii ritagliare uno spazio con successo.
• Scegliere i servizi di cui i vostri clienti hanno bisogno e da cui trarranno beneficio.
• Stabilire prezzi equi ma competitivi che vi permettano di ottenere un profitto e di alimentare la crescita della vostra agenzia.
• Scegliere un nome che dia un’impronta forte e unica all’agenzia.
• Creare un sito web che svolga per voi parte del lavoro di vendita e marketing.
• Affrontare gli aspetti legali della gestione di un’agenzia.
• Costruire un team che supporti la vostra mission ora e in futuro.
• Creare una cassetta degli attrezzi che vi permetta di lavorare più velocemente e meglio di prima.
• Sviluppare processi che vi permettano di scalare.
• Automatizzare i report in modo da essere sempre aggiornati sulle principali metriche di performance della vostra agenzia.

Se tutto questo vi scoraggia, allora l’avvio di un’agenzia WordPress potrebbe non fare per voi (il che va benissimo).

Ci sono alcuni clienti che gravitano intorno alle agenzie, ma dove vanno a finire gli altri? Ci sarà sempre bisogno di freelance WordPress e di aziende boutique per fornire servizi economici e più personali che i clienti desiderano.

Detto questo, tenete questa guida a portata di mano quando sarete pronti a crescere. Anche se il vostro obiettivo non è quello di creare un’agenzia su larga scala, ci sono molte strategie per incrementare il business che potete sfruttare per un’attività WordPress più piccola.

Avete mai pensato di lanciare un’agenzia WordPress? Se no, cosa vi blocca? Se siete riusciti a costruirne una, cosa si è rivelato più difficile del previsto? Raccontatecelo nei commenti!