Boekhouding en accounting zijn van zichzelf vaak erg tijdrovende taken. En als je met meerdere gebruikers en klanten werkt, dan neemt de tijd die je hieraan kwijt bent snel toe.
Bij Kinsta doen we ons best om de bedrijven van onze klanten waar mogelijk te ondersteunen door nieuwe features toe te voegen die hun leven makkelijker maken. Daarom hebben we een automatisch factureringssysteem geïmplementeerd die je per gebruiker in kan stellen. Hierbij heb je volledige controle over de ontvangers van je facturen.
Als je meerdere gebruikers beheert in je Kinsta account of een persoon in je team hebt die de facturatie beheert, dan kan je met deze feature ervoor zorgen dat alle facturen aan het einde van de maand automatisch naar meerdere e-mailadressen worden verzonden.
Waar vind ik mijn facturen?
Om mee te beginnen: je kan een overzicht van alle facturen vinden in het MyKinsta.
Alle facturen zijn voorzien van het factuurnummer, het in rekening gebrachte bedrag, de facturatiecyclus (maandelijks vs. jaarlijks), de aanmaakdatum van de factuur en de in aanmerking genomen begin- en einddatum.
Om toegang te krijgen tot je facturen, moet je het volgende doen:
- Log in op MyKinsta.
- Klik op je naam in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Bedrijfsinstellingen in het dropdown menu.
- Ga nu naar het tabblad Facturen.
Hier vind je een lijst van al je facturen. Om een factuur te bekijken, klik je op het kijkpictogram (papier/memo). Om een vorige factuur te downloaden, klik je op het downloadpictogram (pijl omlaag).
De PDF versie van je factuur bevat alle informatie die je nodig hebt, zoals het totale verschuldigde bedrag, de begin- en einddatum van de gefactureerde dienst, belasting (indien van toepassing), en het saldo van het account, om maar een paar te noemen.
Afhankelijk van je browser en instellingen kan de PDF in een nieuw tabblad openen in plaats van naar je lokale computer te downloaden. Als dat gebeurt, staat bovenaan de pagina een link om je factuur als PDF bestand te downloaden.
Voor klanten die een jaarlijks abonnement bij ons hebben afgesloten, maken we maar een factuur aan per jaar in plaats van maandelijkse facturen. Hierbij wordt echter geen rekening gehouden met actieve addons of overschrijdingen, die per gebruiker worden gefactureerd.
Zo beheer je gebruikers die facturatie e-mails ontvangen
Met onze Multi User feature kun je een team maken en beheren en hen toegang geven tot verschillende aspecten van je account, zoals facturering. Kijk voor een gedetailleerde uitleg van de verschillende toegangstypen naar ons Kennisbank artikel over hoe MyKinsta gebruikersrollen werken.
Om toegang te verlenen tot facturen en automatische factuure-mails, kun je een Company Billing gebruiker uitnodigen die alleen facturatiegegevens en bedrijfsinstellingen ziet. Zij kunnen facturen inzien/ontvangen en bedrijfsgegevens zoals naam, adres en betalingswijze wijzigen. Ze hebben op geen enkele manier toegang tot websites. Om een gebruiker toegang te geven tot bedrijfsfacturering, selecteer je Bedrijfsfacturering wanneer je de gebruiker uitnodigt voor je bedrijf.
Automatische facturatie e-mails inschakelen in MyKinsa
Automatische facturatie e-mails zijn standaard uitgeschakeld voor elke gebruiker. Als een gebruiker automatisch facturen via e-mail wil ontvangen, moet hij deze functie inschakelen in zijn eigen gebruikersinstellingen in MyKinsta:
- Log in op MyKinsta.
- Klik op je naam in de rechterbovenhoek.
- Selecteer Gebruikersinstellingen in het dropdown menu.
- Klik op Meldingen op de pagina Gebruikersinstellingen.
- Ga naar de sectie Factuur in e-mail en klik op de schakelaar.
