Det är väldigt populärt med e-post. Den genomsnittlige amerikanska arbetstagaren spenderar 28% av sin arbetsvecka med att läsa, svara på och skicka e-post.
Trots alternativa kommunikationssätt som Slack eller andra samarbetsverktyg, använder 90% av tillfrågade amerikaner över 15 år fortfarande e-post aktivt.
Summan av kardemumman är: e-post är den ledande kommunikationskanalen på arbetsplatsen.
Så om du funderar på att starta ett företag, din egen agentur, eller frilansande, är rätt professionella e-postadress mycket viktigt.
I den här artikeln går vi igenom anledningen till varför detta är viktigt, ger exempel och går igenom hur du får en professionell e-post med en anpassad domän.
Då kör vi igång!
Föredrar du att titta på videoversionen?
Varför är det viktigt att skapa en professionell e-postadress?
Chansen är otroligt stor att du kommer att maila potentiella och befintliga kunder regelbundet. Det är ofta det som lägger grunden för ett nätverk och en relation på nätet.
Detta gör att din e-postadress är en avgörande del av ditt varumärke, som du bör skydda och förbättra så mycket som möjligt.
Som frilansare eller företagsägare har du inte råd att ha en avskräckande e-postadress som exempelvis ”[email protected]”.
Det är för det första väldigt svårt att korrekt bedöma vem e-postmeddelandet kommer ifrån. För det andra, kan även en mer seriös e-post som ”[email protected]”, göra att dina e-postmottagare inte riktigt kan bekräfta din identitet.
Vem som helst kan skapa en Gmail- eller Outlook-adress med valfritt namn. Hur kan en potentiell klient bekräfta att du är den du säger att du är om inte din e-postadress backar upp dig?
En ovilja att investera i en professionell e-postadress visar att du inte tar ditt företag på så stort allvar. Det är därför du bör ha en e-postadress som [email protected] eller [email protected].
Idéer till professionella e-postadresser
Nedan har vi en omfattande lista med exempel för din e-postadress för företag. Vilken stil e-postadressen ska ha beror på vilket domännamn du har registrerat för ditt företag.
Om du använder företagsnamnet för domännamnet och din e-postadress bör du mixa och matcha detta med ditt förnamn, efternamn eller dina initialer. Du kan även peka ut din position i företaget i e-postadressen.
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
Generellt är allt som innehåller ditt riktiga namn eller initialer tillräckligt bra, och det finns ingen anledning att vara alltför komplicerad. Om du någonsin har arbetat för ett stort företag, finns chansen att du hade en sån här mail.
Om ditt registrerade domännamn är ditt fullständiga namn eller ditt efternamn, finns det ingen anledning att dubbla upp. Du kan använda ett utfyllnads-ord som kontakt eller post, eller så kan du använda din position eller dina initialer för att få fram en personlig e-postadress.
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
- [email protected] (Till exempel [email protected])
Den mest betydande variabeln i ditt företags e-post är det domännamn du väljer. Om du vill att ditt företag ska tas på allvar av andra företag, är det minsta du kan göra att registrera rätt domännamn.
Hur man skapar en professionell e-postadress när ens namn är taget
Vi har gått igenom en hel del mallar och alternativ som du kan använda för att skapa en e-postadress. Men de flesta av dem förlitar sig på att du antingen kan få ditt namn eller ditt företagsnamn på en .com eller annan mycket betrodd domän.
Om alla varianter av ditt fullständiga namn och dina initialer, samt ditt företagsnamn, är taget ska du inte ge upp hoppet.
Det bästa tillvägagångssättet är att kombinera ditt företagsnamn eller namn med din plats.
Detta kommer inte bara att göra det enkelt för människor att hitta dig på nätet, det kommer även indirekt att hjälpa din webbplats med SEO för lokala sökningar och Google Business-listor. Det finns en anledning till att så många företag heter ”Staden + Rörmokare” och andra varianter, även år 2020.
Om ditt företag inte är baserat på en plats, och du inte kommer att stanna i din nuvarande stad under en längre tid, måste du bli lite mer kreativ.
Du kan börja med att blanda och matcha dina initialer och dina namn, eller lägga till ditt namn eller dina initialer till ditt företagsnamn, och se hur detta blir.
Vad är det bästa hosting-alternativet för professionell e-post?
Så du har alltså bestämt dig för att ha en anpassad e-postdomän. Men vilket alternativ är bäst när det gäller hosting och hantering av dina e-postmeddelanden?
Det finns flera olika alternativ att välja mellan. Du kan exempelvis använda de alternativ som ingår hos din hosting-leverantör eller välja en premiumlösning som Google Workspace (tidigare G Suite), vilket är vad vi använder här på Kinsta.
Hela vårt team får pålitliga, varumärkes-vänliga e-postadresser, men de får även behålla den välbekanta UX från Gmail för sin affärskommunikation.
Och detta är bara toppen av isberget.
Varför är Google Workspace det bästa valet för professionella och varumärkes-vänliga e-postadresser?
Gmail har marknadens bästa spamfilter, smart sökning, en intuitiv och snygg inkorg, och omfattande integrerings-tillägg. Det är med andra ord en av de allra bästa e-tjänsterna som finns.
Och det bästa är att vi får så mycket mer än bara e-post. Alla våra teammedlemmar får 30 Gigabytes i lagringsutrymme och tillgång till avancerade funktioner i hela Google-paketet av moln-appar.
Du kan även använda Google Hangouts Chat som ett alternativ till Slack, eller till och med utöka och skapa arbetsflöden med Google Apps Scripts. Läs vårt särskilda inlägg om fördelarna med Google Workspace för mer ingående information.
Hur man skapar en professionell e-postadress med Google Workspace
Att skapa och registrera din första professionella e-postadress kan verka överväldigande. Men det blir en enkel process när man bryter ner den steg för steg.
Om du inte redan har ett domännamn, måste du registrera ett. Du kommer även att behöva en premium hosting-leverantör med DNS-stöd.
Om du redan har en domän och en webbplats kan du hoppa direkt till steg tre.
1. Registrera ditt domännamn
Välj en pålitlig domänregistrator som Google Domains eller Namecheap. Sök efter en .com, .co eller annan populär domän-typ med en kombination av ditt fullständiga namn, eller ditt företagsnamn.
Håll dig borta från opålitliga eller skumma domäner som exempelvis .biz. När du har valt ditt domännamn, ska du fortsätta till kassan, så är du strax en stolt ägare till ett nytt domännamn.
2. Skapa ditt Företagskonto med Google Workspace
Först går du över till Google Workspace, och klickar på knappen ”Kom igång”. När du har gjort detta, kommer registreringsprocessen att starta.
Fyll i den grundläggande nödvändiga informationen, inklusive antal anställda, ditt företagsnamn och ditt land. Det är viktigt att välja det land där ditt företag är registrerat.
Välj inte USA bara för att du vill att språket ska vara engelska.
Klicka på ”Nästa steg” för att gå vidare.
Nästa steg är att fylla i ditt namn och din befintliga e-postadress. När du är klar, klicka på ”nästa steg”-knappen.
Därefter ska du bekräfta om du redan har en domän för ditt företag. Om du inte har detta kan du registrera en med Google´s domänregistrerare innan du fortsätter.
Om du redan har en domän fyller du i domänen och klickar på ”Nästa steg” för att fortsätta.
Dubbelkolla att domänen är korrekt, och klicka på ”Nästa steg” för att bekräfta ditt val.
Skapa slutligen ett användarnamn och lösenord för att färdigställa ditt Google Workspace-konto. Kontrollera Captcha och tryck på ”Godkänn och fortsätt”-knappen för att gå vidare till nästa steg.
Obs: Om du redan har en befintlig e-postleverantör för professionell e-post, se till att du anger rätt användarnamn.
Bekräfta att du valt rätt betalningsplan för Google Workspace innan du fortsätter.
Om du har kommit så här långt utan problem har du lyckats skapa ditt Google Workspace-konto.
3. Verifiera din Google Workspace-domän
Nu när du har skapat en användare kan du gå till Google Admin Console och logga in med dina nya autentiseringsuppgifter.
När du har loggat in finns det en handledning som hjälper dig att konfigurera Google Workspace. Du ska börja med att verifiera Google Workspace-domänen.
Klicka på knappen ”Verifiera” för att öppna upp dina alternativ för domänverifiering.
Standardalternativet är att lägga till en TXT-post i DNS-posterna på din företagswebbplats. Om du lägger till TXT-posten i din DNS påverkas inte din webbplats eller domän på något sätt.
När du har valt alternativet TXT kommer Google att generera en kod som börjar med google-site-verify. Klicka på knappen ”Kopiera” för att kopiera koden till urklippet.
Nu måste du komma åt DNS-verktyget för din hosting-leverantör i en ny flik eller ett nytt fönster. Stäng inte fliken Google Workspace.
Befintliga Kinsta-kunder bör använda Kinsta´s DNS-verktyg.
Klicka på knappen ”Lägg till en ny DNS-post” högst upp på sidan. Detta bör öppna en ny flik där du kan lägga till en post.
Välj ”TXT” från rullgardinsmenyn ”Typ”.
Kopiera och klistra in verifieringskoden, och tryck på knappen ”Lägg till DNS-post”.
När du är klar går du tillbaka till fliken som innefattar registreringen för Google Workspace.
Bläddra längst ned på sidan och klicka på knappen ”Verifiera min domän” för att slutföra verifieringen.
Obs: Det kan ta några minuter för DNS-posterna att gå live, så det kommer att ta lite tid innan Google kan slutföra autentiseringen.
4. Lägg till Google Workspace-användare
Om du inte är den enda medarbetaren i företaget är det nu dags att lägga till de andra användarna. Särskilt om du redan använder en annan e-posttjänst för att hantera e-postmeddelanden.
Klicka på knappen ”Skapa konton” för att gå vidare.
Fyll i namn och användarnamn, och klicka på knappen ”Lägg till ny användare”.
Upprepa proceduren för alla medlemmar i din personal.
Om ditt företag redan har e-postadresser– se till att varje användarnamn matchar den befintliga exakt.
5. Aktivera Gmail för ditt Google Workspace-konto
Det sista steget är att aktivera Gmail för dina Google Workspace-konton.
Klicka på knappen ”Aktivera” för att fortsätta till nästa steg.
På sidan visas följande MX-poster:
- aspmx.l.google.com / priority = 1
- alt1.aspmx.l.google.com / priority = 5
- alt2.aspmx.l.google.com / priority = 5
- alt3.aspmx.l.google.com / priority = 10
- alt4.aspmx.l.google.com / priority = 10
Du måste öppna en ny flik och gå till din hosts DNS-verktyg, eller på nytt öppna fliken DNS-verktyg som du var inne i tidigare.
Vanligtvis skulle du bli tvungen att kopiera och klistra in manuellt, men inte med Kinsta. Eftersom vi är stora fans av Google Workspace har vi skapat en enklicks-lösning för att hjälpa våra kunder att installera detta snabbt och smidigt.
Skaffa helt enkelt åtkomst till Kinsta DNS genom MyKinsta, och klicka på ”Lägg till Gmail MX-poster” – knappen längst upp på sidan.
MX-posterna, som namnservrar, är desamma, oavsett användaren, så du behöver inte ändra någonting. Tryck på knappen ”Lägg till 5 poster” för att gå vidare.
Eftersom det kan ta lite tid för ändringarna att gå live, kan du ta en kopp te eller kaffepaus innan du fortsätter.
Alternativa metoder för andra hostar
För andra hostar skulle du behöva komma åt ditt DNS-verktyg på andra sätt. Exempelvis genom att logga in på din cPanel och öppna DNS Zone Editor.
Välj lämplig domän och klicka sedan på knappen ”Lägg till post” för att öppna ett nytt fönster.
Fyll i lämplig prioritet och kopiera sedan och klistra in målet. Dubbelkolla att allt är korrekt, och klicka på ”Lägg till post” för att slutföra. Upprepa processen för de fyra alternativa MX-destinationerna.
Om din host har e-post aktiverad som standard, kanske du behöver ta bort befintliga MX-poster.
När du är klar bör du återvända till fliken för registrering av Google Workspace och bläddra längst ned på sidan. Där trycker du på ”Aktivera”-knappen.
Det kommer att ta en stund att kontrollera. Om den först inte upptäcker de nya posterna väntar du några minuter och trycker sedan på knappen ”Försök igen”.
När ändringarna går live, kommer google att hitta MX-poster och ta dig till den slutliga skärmen.
Du är nu färdig med konfigureringen av din professionella e-postadress via Google Workspace och kan logga in via Gmail för att komma åt och skicka e-postmeddelanden.
Allt som är kvar nu är att testa att din nya professionella e-postadress fungerar.
7. Testa din e-postadress
Eftersom Google bekräftade att du har angett MX-posterna korrekt, är detta tekniskt sett inte ett nödvändigt steg.
Men det är det snabbaste sättet att ta din nya e-post på en åktur inuti Gmail´s inkorg.
Öppna ett annat e-postkonto. Det spelar ingen roll om det är Gmail, Outlook eller AOL. Komponera ett nytt e-postmeddelande och ange din nya e-postadress i fältet ”Till”.
Skriv ett slumpmässigt ämne som exempelvis ”Första e-post” och skicka det.
Nu ska du ta dig till Gmail och logga in med dina autentiseringsuppgifter för Google Workspace.
Om du har gjort allt korrekt bör du se det testmeddelande du skickar från ditt andra konto i inkorgen.
Du kan även prova att komponera och skicka ett mail åt andra hållet för att bekräfta att du även kan skicka mail utan problem.
Hur du får e-post till din professionella e-post i datorn / mobil-appen
I det här avsnittet kommer vi snabbt att gå igenom hur du kan konfigurera olika appar med din nya professionella e-post.
Ställa in din nya e-post för Google Workspace i Windows 10 Mail
Om du föredrar att använda din app för Windows 10 Mail i stället för webbläsaren är detta enkelt att konfigurera.
Om du inte har konfigurerat ett e-postkonto ännu behöver du bara öppna appen. Detta kommer automatiskt att uppmana dig att ”Lägga till ett konto.”
Om du redan har en aktivt konto ska du logga ut från det och klicka på ”Lägg till nytt konto”-länken.
Klicka sedan på ”Google”-knappen och logga in med dina autentiseringsuppgifter för Google Workspace.
Google kommer att uppmana dig att bekräfta att du tillåter windows-åtkomst till data.
Bläddra längst ned och klicka på ”Tillåt”.
När du har gjort detta, kommer du att kunna läsa och skicka e-post inifrån Windows 10´s mail-app.
Inställningen är klar och du behöver inte göra något mer.
Konfigurera din nya E-post för Google Workspace på en Mac
Om du inte vill komma åt Gmail´s webbapp via webbläsaren kan du enkelt lägga till din nya e-postadress för Google Workspace i mail-appen.
Först ska du öppna din mail-applikation. Klicka sedan på alternativet ”Mail” i den övre menyn för att utöka huvudinställningarna.
Välj alternativet ”Lägg till konto”, välj ”Google” och klicka sedan på Fortsätt.
När du har gjort detta, startas den enkla aktiverings-processen.
Nu kan du välja fritt vilka appar som ska synkroniseras med kontot, inte bara e-post. Du kan även synkronisera din Kalender och Anteckningar.
Du kan nu skicka och ta emot e-postmeddelanden från din nya adress genom att använda mail-appen.
Hur du använder din professionella e-postadress på mobila enheter
Eftersom du har konfigurerat din e-postadress via Google Workspace är det väldigt enkelt att komma åt den på mobiltelefonen.
Använda den officiella Gmail-appen
Om du inte redan använder Gmail-appen, som är tillgänglig för både iOS och Android, ska du hämta den och logga in med dina nyskapade autentiseringsuppgifter för Google Workspace. Väldigt enkelt.
Om du redan använder appen med en annan e-postadress, behöver du lägga till din nya professionella e-postadress.
Gör detta genom att öppna din Gmail-app på telefonen.
På Android-enheter trycker du på hamburgerikonen för att expandera menyn, bläddra till botten och klicka på ”Inställningar”.
Allt du behöver göra nu är att klicka på ”Lägg till konto”-länken.
Därefter klickar du på knappen ”Google” för att öppna inloggningssidan för Google-kontot.
Det kanske krävs att du anger din smartphones pinkod innan du kan fortsätta.
När du ser sidan ”Konfigurera e-post” loggar du in med ditt Google Workspace-konto.
Nu är det dags.
Om du använder en iPhone, gör du på ett liknande sätt. Tryck på din miniatyr i det övre högra hörnet av Gmail-appen
Då får du upp ett nytt fönster där du måste välja alternativet ”Lägg till ett annat konto”:
Du bör nu ha möjlighet att lägga till din nyskapade professionella e-postadress. Välj bara Google som önskat alternativ här:
Vad gör du om du inte vill använda Gmail-appen, utan snarare standardappen för e-post på dina enheter? Här beskrivs hur du lägger till din professionella e-postadress till den.
Använda standard-appen för e-post med android
För att komma åt din Gmail-adress från standardappen ”Mail” på din Android-telefon, ska du först gå till inställningarna för konton.
Därefter trycker du på alternativet ”Lägg till konto” och väljer programmet ”Mail” eller ”Email ” (Email är standard för Samsung-telefoner).
Slutligen, ska du välja Gmail /Google Workspace, och logga in på ditt nya Google Workspace-konto.
När du har loggat in får du e-postmeddelanden och aviseringar från din professionella e-postadress.
Använda mail-appen på iOS-enheter
För en iPhone, gäller samma process.
Öppna menyn Lösenord och konton i de allmänna iOS-inställningarna.
Tryck på alternativet ”Lägg till konto” och välj Google:
Slutför din inloggning, och vänta på att mail-appen verifierar din inloggning.
Slutligen ska du välja ytterligare inställningar som kontakter och adressbok, och spara det nya kontot.
Du kan nu komma åt din professionella e-postadress för Google Workspace från dina iOS-drivna enheter.
Sammanfattning
Att ställa in en professionell e-postadress är som att lägga grunden för din framtida affärskommunikation. Du kan välja att ställa in din e-postadress via en traditionell host och deras cPanel-instrumentpanel. Du kan även välja ett alternativ för hanterad hosting och integrera ditt Google Workspace-konto med några få klick.
Försök att inte spendera alltför mycket tid på e-postadressen. Se bara till att den innehåller ditt riktiga namn eller dina initialer, och få igång ditt företag. Det är det som är viktigast!
Head of Content at Kinsta and Content Marketing Consultant for WordPress plugin developers. Connect with Matteo on Twitter.
Lämna ett svar